Na Varuha človekovih pravic RS (v nadaljevanju: Varuh) se je obrnil pobudnik, ki je zatrjeval kršitev Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v zvezi z dokumentacijo, ki jo hrani Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (v nadaljevanju: ZPIZ). Raziskoval je življenjsko pot svojega pokojnega očeta, pri tem pa je želel dostopati do upravne zadeve, v zvezi s katero so bile odločbe izdane leta 1970. V postopku seznanitve z gradivom je ugotovil, da navedene dokumente hrani ZPIZ, čeprav bi po njegovem mnenju to gradivo moral na podlagi 40. člena ZVDAGA že pred 16 leti izročiti arhivu.
V prvi poizvedbi, naslovljeni na ZPIZ, so nas zanimali razlogi, da gradiva še ni predal arhivu oziroma podal predloga za izdajo odločbe o dovoljenju za lastno varstvo arhivskega gradiva. ZPIZ je pojasnil, da zaradi specifičnega načina poslovanja težko upošteva določila 40. člena ZVDAGA. Navedel je tudi konkretne primere, v katerih lahko pride do kasnejše aktivnosti dosjeja zavarovanca, čeprav je od prve zadeve v dosjeju že minilo 30 let od njega nastanka (na primer kasnejše uveljavljanje posameznih pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zakonske spremembe, odločitve ustavnega sodišča, ipd.). Tudi v primeru pobudnikovega očeta naj bi šlo po mnenju ZPIZ za tak primer – po njegovi smrti je pravico do vdovske pokojnine uveljavila njegova žena in v skladu z načinom reševanja zadev so to zadevo uvrstili v dosje pobudnikovega očeta. Ker bi na podlagi pravice do vdovske pokojnine gospa lahko uveljavila še kakšno drugo pravico, je bil dosje aktiven do njene smrti leta 2001. Predlog Varuha, da bi ZPIZ pobudniku takoj omogočil dostop do dokumentacije njegovega očeta, je bil zavrnjen.
V ponovnem dopisu smo ZPIZ-u izrazili kritiko, da ni zadovoljivo pojasnil, katera dejstva in okoliščine je v postopku odločanja o vdovski pokojnini zavarovančeve žene ugotavljal iz odločb, ki so bile na podlagi vloge pobudnikovega očeta izdane leta 1970. Glede na to, da je bil pobudnikov dosje aktiven do smrti njegove žene leta 2001 in po naši oceni odtlej ni bilo videti prav nobenih možnosti, da bi bilo ta dosje treba še kdaj aktivirati, smo zavodu predlagali, da ga brez odlašanja preda arhivu.
ZPIZ predloga Varuha ni upošteval. V svojem odgovoru je opisal, kako se oblikuje posamezen dosje iz sistema pokojninskega in invalidskega zavarovanja. Pojasnil je, da se v dosjeju »hranijo dokumenti iz posameznih postopkov za priznanje pravic zavarovanca« ter da v skladu z zavodovim načinom reševanja tudi v konkretnem primeru uveljavljanje vdovske pokojnine zavarovančeve žene hranijo v dosjeju pobudnikovega očeta. Navedli so še, da je pri dosjejih zavarovancev zavoda »smiselno ob izročitvi upoštevati načelo celovitosti, da se odda dosje za posameznika v celoti in ne posamezne zadeve«.
Ko smo ZPIZ pisali tretjič, smo s sklicevanjem na prvi odstavek 141. člena Uredbe o upravnem poslovanju, iz katerega izhaja, da se dosjeji lahko vodijo bodisi po subjektih bodisi po temah, prosili za pojasnilo, s katero pravno podlago v konkretnem primeru zavod utemeljuje uvrstitev vloge za priznanje vdovske pokojnine zavarovančeve žene v dosje njenega moža. Prosili smo še, naj ZPIZ opredeli pravno podlago, na podlagi katere pri predaji gradiva arhivu odda dosje za posameznika v celoti in ne posamezne zadeve iz dosjeja.
Sklepno smo zapisali, da nas do sedaj prejeta pojasnila zavoda niso prepričala v pravilnost ravnanja z dokumentacijo pobudnikovega očeta iz leta 1970. Zavod v svojih odgovorih namreč še vedno ni konkretiziral specifičnih razlogov poslovanja, ki so v obravnavanem primeru narekovali hrambo več kot 45 let starega gradiva. Poleg tega smo opozorili še, da 68. člen ZVDAGA posebej ureja tudi vprašanja dostopnosti arhivskega gradiva zaradi potreb uradnih postopkov, kar je po našem mnenju zadostna podlaga, da bi zavod tudi po predaji gradiva arhivu še vedno lahko dostopal do zadev, ki bi jih morebiti potreboval v konkretnih postopkih.
Izrazili smo razumevanje, da se je v dolgoletnem poslovanju zavoda ustalila določena praksa delovanja, ki jo je zaradi izjemnega obsega gradiva težko spremeniti v kratkem času, vendarle pa smo ponovno predlagali, da zavod poišče možnosti, da bi pobudniku takoj omogočili prost dostop do dokumentacije o očetu.
V odgovoru nam je ZPIZ pojasnil, da pri svojem poslovanju uporabljajo Uredbo o upravnem poslovanju in dosjeje oblikujejo na subjekt – zavarovanca, vanj pa vlagajo zadeve po kronološkem vrstnem redu. Takšen način poslovanja so narekovali predpisi na področju pokojninskega in invalidskega zavarovanja. Nadaljeval je, da je tistemu, ki rešuje trenutno vloženo zadevo, treba omogočiti vpogled v dokumente in zadeve tega subjekta, ki so bile obravnavane v preteklosti, posebej pri priznanju pravice do družinske in vdovske pokojnine, ki sta izvedeni pravici izvorne starostne, predčasne ali invalidske pokojnine. Navedeno je veljalo tudi v primeru vodenja dosjeja pobudnikovega očeta; za odmero in izdajo odločbe, s katero je bila priznana pravica do vdovske pokojnine, je moral zavod upoštevati in uporabiti dokumente, evidence in podatke umrlega, ker je pravica do vdovske pokojnine izvedena pravica iz izvorne pravice, v tem primeru starostne pokojnine, zato so vsi dokumenti zbrani v skupnem dosjeju.
Glede izločanja posameznih zadev iz dosjeja in njihove predaje arhivu je še zapisal, da ta problematika v pisnem strokovnem navodilu arhiva ni posebej izpostavljena, so pa »v dogovorih z arhivom vedno govorili o dosjeju zavarovanca in nikoli ni bilo izpostavljeno, da bi se izročale posamezne zadeve iz dosjeja.« Izrazil je mnenje, da je »enako kot za samo tekoče poslovanje tudi za arhiv racionalnejše, da so zadeve iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja za eno osebo zbrane in izročene skupaj.«
Sklepno nas je ZPIZ seznanil, da je nedavno pristojnemu arhivu izročil prve mikrofilme, med njimi po naših posredovanjih tudi mikrofilm, na katerem je dosje pobudnikovega očeta, čeprav bi moral po ugotovitvi Inšpektorata RS za kulturo in medije, navedeni dosje izročiti arhivu najkasneje do leta 2032.
Štejemo, da je ZPIZ sledil predlogu Varuha in odpravil ugotovljeno nepravilnost, s tem pa pobudniku omogočil uresničevanje njegove pravice do uporabe javnega arhivskega gradiva v skladu z določbami ZVDAGA. 1.6-46/2016
