Na Varuha se je obrnil pobudnik, ki je imel z Zavodom Republike Slovenije za zaposlovanje (ZRSZ) sklenjeno pogodbo o izobraževanju in njegovem financiranju. Ker pobudnik zaradi različnih osebnih okoliščin izobraževanja ni zaključil do izteka pogodbe, ga je ZRSZ po telefonu pozval k podpisu aneksa, s katerim bi pogodbo in z njo povezano financiranje izobraževanja, podaljšali. O telefonskem pogovoru je bil uradni zaznamek zapisan več kot en mesec po opravljenem klicu. Pobudnik na podpis aneksa ni prišel, ker je menil, da velja ustni dogovor o podaljšanju pogodbe. Ker pobudnik aneksa ni podpisal, je financiranje programa s strani ZRSZ s potekom pogodbe prenehalo, pobudnik pa je z izobraževanjem nadaljeval, pri čemer so mu nastali stroški v višini več sto evrov.
Varuh je ocenil, da iz navedb pobudnika ne izhaja, da bi mu bile z aktom oblastnega organa kršene človekove pravice in svoboščine, vendar je kljub temu v skladu s svojimi pooblastili, na ZRSZ naslovil poizvedbo o komunikaciji s pobudnikom. Zanimalo nas je predvsem, ali je komunikacija s pobudnikom potekala pisno.
ZRSZ je na vprašanja Varuha odgovoril, da so po prejemu informacije, da pobudnik izobraževanja ne bo mogel končati do poteka pogodbe, v dveh dneh pripravili aneks in pobudnika o tem obvestili po telefonu in ga pozvali k podpisu. Po mnenju ZRSZ pisno obveščanje pobudnika ni bilo možno, saj bi namreč v tem primeru prišlo do prepoznega podpisa aneksa.
Varuh je v mnenju, ki smo ga po preučitvi odgovora posredovali ZSRZ, kot pozitivno ocenil dejstvo, da je ZRSZ v kratkem času pripravil aneks k pogodbi, ki bi pobudniku lahko omogočil nadaljnje financiranje izobraževanja. Menimo tudi, da telefonsko obveščanje iskalcev zaposlitev in drugih oseb, še posebej kadar je zaradi kratkih rokov potrebno vzpostaviti hiter stik, ob presoji okoliščin posameznega primera, lahko predstavlja primer dobre prakse organa.
Kljub temu pa smo ZRSZ opozorili, da v nekaterih primerih tovrstna komunikacija ni ustrezna. V pobudnikovem primeru je bilo za pošiljanje pošte na voljo pet delovnih dni. V tem času bi lahko pobudnik pošto (večkrat) prejel, ZRSZ pa bi ga lahko tudi o poteku pogodbe tudi naknadno obvestil.
Zato smo ZRSZ priporočili, da za zagotovitev uresničevanja pravic iskalcev zaposlitve in drugih oseb, ki so stranke v postopkih pred ZRSZ, ob upoštevanju načela dobrega upravljanja, v primerih, ki to zahtevajo, uporabijo tudi pisno komunikacijo. ZRSZ smo priporočili tudi, da naj o telefonskih pogovorih vodijo redne uradne zaznamke in na ta način zagotovijo sledljivost in preverljivost postopkovnih dejanj.
ZRSZ je naše priporočilo predstavil na sestanku vodij uradov, kjer so se dogovorili, da ga bodo dosledno upoštevali. Varuh to odločitev pozdravlja, problematiko pa bomo spremljali tudi v prihodnje. 11.0-5/2018
