2.2.2. Pridobivanje podatkov po uradni dolžnosti

Različni postopkovni zakoni nalagajo organom, ki vodijo postopke, pridobivanje podatkov po uradni dolžnosti. Če se omejimo na splošni zakon za upravno področje, to je (ZUP), ta med drugim določa, da si uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti priskrbi podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila. Od stranke se ne zahteva, naj priskrbi in predloži dokaze, ki jih lahko hitreje in laže priskrbi organ, ki vodi postopek. Listino, ki naj se uporabi kot dokaz v postopku, po uradni dolžnosti priskrbi organ, ki vodi postopek, če je le-ta pri državnem organu, organu lokalne skupnosti ali pri organizaciji, ki ima javno pooblastilo za odločanje o upravnih stvareh.

V praksi se te določbe težko izvajajo. Organi, ki so vodili postopke, so se često sklicevali na določbe ZVOP. Le-ta namreč določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le, če je obdelava osebnih podatkov določena z zakonom ali če ima upravljavec zbirke osebnih podatkov pisno privolitev posameznika. Ta določba naj bi jim onemogočala pridobivanje podatkov po uradni dolžnosti. Dne 24. 07. 2001 je začel veljati Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o varstvu osebnih podatkov. Med drugim je določil, da se za pisno privolitev vlagatelja šteje tudi zahteva stranke za uvedbo postopka.

Uveljavljanje pravic iz invalidskega in pokojninskega zavarovanja se vodi po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku in po določbah posebnih predpisov, ki urejajo to področje. Ti posebni predpisi prav tako vsebujejo določbe, ki se nanašajo na pridobivanje potrebnih podatkov po uradni dolžnosti. Pobudnica je pri Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije vložila vlogo za priznanje dobe za čas skrbi za otroke v prvem letu otrokove starosti. Vlogi je bila zavezana predložiti tudi različno dokumentacijo. Pri pridobivanju določene listine se ji je zataknilo, zato nas je zaprosila za pomoč.

ZPIZ smo opozorili na določbe zakonov, ki mu nalagajo pridobivanje potrebnih podatkov po uradni dolžnosti. Pojasnil je, da večino potrebnih podatkov pridobiva sam neposredno od upravljavcev zbirk podatkov. Stranke so zavezane predložiti predvsem podatke, ki se nanašajo na osebni status. Če pri tem naletijo na morebitne ovire, jim zavod pomaga pri pridobitvi teh podatkov. V kratkem naj bi pridobival vse potrebne podatke sam prek neposredne povezave “online” z upravljavci osebnih podatkov. V sodelovanju s Komisijo Vlade Republike Slovenije za odpravo administrativnih ovir, Ministrstvom za notranje zadeve ter Ministrstvom za delo, družino in socialne zadeve je del projekta določanja in izvajanja ukrepov za učinkovito, kakovostno in prijazno poslovanje s strankami ter odpravljanje administrativnih ovir.